A organização é um esforço contínuo que requer cuidados constantes, tal como não deixar para depois pequenas tarefas que demandem pouco esforço.
A eficácia da regra vem da percepção que o tempo para arquivar a demanda pequena e posteriormente rememorá-la é superior a dois minutos.
A regra dos cinco minutos consiste em realizar imediatamente qualquer tarefa que surja e seja solucionável em até dois minutos, evitando a desordem e a procrastinação.
Surgimento da regra
A regra dos dois minutos para a organização surgiu através do livro de David Allen, Getting Things Done – GTD (“A Arte de Fazer Acontecer“).
A premissa básica é que melhoramos a organização se resolvemos as pequenas tarefas imediatamente, pois o trabalho de se recordar e solucionar no futuro será maior que no presente.
Por exemplo, deixar de marcar na agenda um compromisso que acabou de surgir e postergar para o futuro poderá trazer problemas, como:
- Esquecer o compromisso;
- Esquecer dos detalhes;
- Necessidade de buscar informações (facilmente disponíveis no início);
- Calendário desatualizado, e eventualmente agendamento de outro compromisso no mesmo horário;
Benefícios para a organização
Resolução rápida de tarefas
Acontece tanto uma acumulação de questões quanto uma sobrecarga mental sempre que se deixa de tratar as pequenas tarefas.
A regra dos dois minutos é uma disciplina muito útil para resolver logo todos os problemas fáceis, assim não se tornam questões trabalhosas no futuro.
Podemos pagar a conta de luz imediatamente, se tivermos saldo na conta bancária, mas se deixamos de pagar, um problema rápido de dois minutos pode ganhar contornos de calamidade em um corte de energia.
Melhora da organização e produtividade
A melhora da organização e da produtividade é possivelmente o maior benefício da regra dos dois minutos.
Por exemplo, um executivo que tenha de ler um volume muito grande de mensagens vindas de seus pares e dos seus subordinados terá um trabalho imenso no futuro caso não dê resposta às demandas conforme surjam.
Eventualmente o executivo terá de dedicar muitas horas para responder posteriormente, entretanto com a desvantagem de já ter lido, de não se recordar claramente da situação e ter de retomar o assunto posteriormente.
O uso da regra dos dois minutos evita retrabalho para tarefas pequenas, pois a solução é dada tão logo que apareçam, aumentando a agilidade no cotidiano.
Diminuição de interrupções
A urgência de hoje já foi uma demanda do passado.
Quando deixamos as tarefas de dois minutos passarem e se acumularem, elas ressurgem posteriormente como distrações significativas, tanto como demandas imediatas quanto como pensamentos intrusivos que impedem o foco no trabalho do presente.
Calendário atualizado
Agendar o quanto antes os compromissos assumidos é a melhor forma de manter sempre o calendário atualizado.
Ao se tomar o hábito de usar a regra dos dois minutos, todo compromisso que chegar será imediatamente anotado na agenda, assim calendário estará atualizado.
Redução da procrastinação
A procrastinação é o vício de postergar atividades importantes. A regra dos dois minutos é uma poderosa arma para lutar contra este mal.
Quando usada, a regra cria o hábito da ação imediata, ou seja, estimula a ação contrária à procrastinação.
Aproveitamento de oportunidades
Diz o ditado que cavalo selado não passa duas vezes.
Uma oportunidade exige uma tomada de decisão rápida, seja para aceitá-la seja para rejeitá-la. Se a situação estiver já clara, a regra dos dois minutos garante que uma resposta será dada.
Modelando a regra
A regra dos dois minutos pode ser modelada para atender às necessidades de cada um.
Por exemplo, alguém poderá alterar o tempo da regra de dois para cinco, dez ou até vinte minutos, caso sua vida peça por esta adaptação.
Por sua vez, o princípio de organização permanece o mesmo: deve-se fazer imediatamente toda tarefa que tome pouco tempo.
Quando não usar a regra?
A regra dos dois minutos não é um critério absoluto. Eventualmente haverá situações inoportunas para aplicá-la.
Por exemplo, quando estamos em uma atividade que peça nossa plena atenção, sem possibilidades de interrupções. Neste caso devemos solucionar a tarefa depois de terminar.
No fundo, é uma questão de bom senso.